I. Tujuan
POB ini bertujuan untuk menerbitkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah dan Transkrip, yang berfungsi sebagai dokumen resmi pengganti Ijazah, Sertifikat Profesi, dan Transkrip Akademik asli. Dokumen ini diterbitkan untuk mengantisipasi kondisi tertentu seperti, ijazah, sertifikat profesi dan/atau transkrip akademik hilang, rusak (dengan bukti keterangan tertulis dari kepolisian), atau terdapat kekeliruan data pada ijazah dan transkrip yang telah diterbitkan. Prosedur ini juga bertujuan untuk memastikan kesesuaian dan keabsahan dokumen akademik pengganti sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

a

II. Ruang Lingkup
POB ini berlaku dalam penerbitan surat keterangan pengganti ijazah, sertifikat profesi  dan transkrip akademik yang data akademiknya terekam dengan baik di sistem repositori UI akademik.

a

III. Ketentuan Umum

1. 1. Surat Keterangan Ijazah, Sertifikat Profesi dan Transkrip Akademik terdiri dari 2 (dua) jenis, yaitu : 
      • • Surat Keterangan Pengganti Ijazah, Sertifikat Profesi, dan Transkrip Akademik, yang diterbitkan apabila dokumen akademik dimaksud hilang;
        • Surat Keterangan Perbaikan Data pada Ijazah, Sertifikat Profesi, dan Transkrip Akademik, yang diterbitkan dokumen akademik dimaksud terdapat kesalahan data.
   2. Untuk Ijazah, Sertifikat Profesi, dan Transkrip Akademik yang hilang wajib melampirkan :
      • • Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian;
        • Surat Pernyataan Alumni, yang menyatakan bahwa dokumen benar-benar hilang, tidak sedang ditahan, atau dijaminkan.
   3. Surat Keterangan Ijazah, Sertifikat Profesi dan Transkrip Akademik diterbitkan dalam dua bahasa (bahasa Indonesia dan bahasa Inggris);
   4. Surat Keterangan Ijazah, Sertifikat Profesi dan Transkrip Akademik ditandatangani oleh Direktur Pendidikan;
   5. Template Surat Keterangan Pengganti Ijazah, Sertifikat Profesi dan Transkrip ditetapkan oleh Direktorat Pendidikan;
   6. Terdapat 2 (dua) template Surat Keterangan, yaitu :
      1. • Surat Keterangan Pengganti Ijazah/Sertifikat Profesi dan Transkrip Akademik -> Surat Keterangan ini berlaku apabila dokumen akademik asli hilang atau rusak;
         • Surat Keterangan Perbaikan Data pada Ijazah/Sertifikat Profesi dan Transkrip Akademik -> Surat Keterangan ini berlaku apabila ada kesalahan data yang tertulis pada dokumen akademik. Misalnya kesalahan nama, tempat dan tanggal lahir, NIK, maupun judul skripsi.

a

IV. Alur Penerbitan Surat Ijazah,Sertifikat Profesi, dan Transkrip Akademik

1. 1. Alumni mengunduh template surat keterangan sesuai kebutuhan :
      • Template Surat Keterangan Pengganti Ijazah: http://tiny.cc/ijazahhilang
      • Template Surat Keterangan Pengganti Transkrip : http://tiny.cc/transkriphilang
      • Template Surat Keterangan Perbaikan Data di Ijazah : http://tiny.cc/perbaikanijazah
      • Template Surat Keterangan Perbaikan Data di Transkrip : http://tiny.cc/perbaikantranskrip
   2. Alumni mengisi data pada bagian yang ditandai bold warna kuning.
   3. Template yang telah diisi dikirim ke e-mail layanan.pendidikan@ui.ac.id, dengan melampirkan :
      • Untuk penggantian dokumen hilang :
        • Surat Kehilangan dari Kepolisian.
        • Surat pernyataan alumni bermaterai : http://tiny.cc/pernyataanalumni
      • Untuk perbaikan data :
        • Scan dokumen akademik yang akan diperbaiki.
        • Bukti dukung perbaikan data.
   4. Direktorat Pendidikan memproses permohonan apabila dokumen telah lengkap dan sesuai ketentuan. Jika belum lengkap, alumni akan dihubungi melalui email.
   5. Surat keterangan yang telah ditandatangani Direktur Pendidikan akan dikirim kembali melalui email alumni.